Conectar QuickBooks
Qué hace la conexión con QuickBooks, qué necesitas antes de empezar y cómo conectar, enviar y desconectar.
Conecta Barton Forge con QuickBooks Online para que tus trabajos lleguen a tu contabilidad sin volver a escribirlos. Tú llevas el trabajo en Barton Forge. Barton Forge envía a QuickBooks el cliente, una factura y cada pago.
Qué hace
- En un solo sentido. Barton Forge envía a QuickBooks. Nada regresa. Un cambio que hagas en QuickBooks no aparece en Barton Forge.
- Clientes. El cliente del trabajo, con su teléfono, correo y la dirección del trabajo.
- Facturas. Una factura por trabajo, con el número del trabajo (J-12).
- Pagos. Cada pago que registras, con el día en que llegó, aplicado a esa factura.
- Solo. Ya conectado, un trabajo se envía cuando cambias su precio, registras una visita o registras un pago. También puedes tocar Enviar a QuickBooks cuando quieras.
La lista completa de lo que se envía, y lo que no, está en Qué llega a QuickBooks.
Qué necesitas
- QuickBooks Online. Cualquier plan que haga facturas. QuickBooks Desktop no funciona.
- La cuenta del dueño en Barton Forge. Solo el dueño del negocio puede conectar, enviar o desconectar. Los ayudantes no ven QuickBooks.
- Una cuenta de QuickBooks que pueda conectar apps. Normalmente el administrador de la empresa en QuickBooks.
- Una cuenta de ingresos en QuickBooks. Cada renglón de factura usa un artículo llamado Services. Si no lo tienes, Barton Forge lo crea la primera vez que envía y lo pone en tu primera cuenta de ingresos. Las empresas nuevas de QuickBooks ya tienen una.
- Tu impuesto de venta configurado en QuickBooks, si lo cobras. Barton Forge no envía impuesto de venta. Las facturas llegan marcadas sin impuesto.
Conectar
- Toca tu foto en la esquina de arriba y luego Ajustes.
- Toca QuickBooks.
- Toca Conectar QuickBooks. Se abre QuickBooks.
- Entra a QuickBooks. Si tienes más de una empresa en QuickBooks, elige la de este negocio.
- Toca Connect (QuickBooks puede decir Allow). Regresas a Barton Forge.
- Verás Conectado a y el nombre de tu empresa en QuickBooks.
¿Tardaste mucho en la pantalla de QuickBooks? Verás "That QuickBooks sign-in timed out." (se acabó el tiempo para entrar). Toca Conectar QuickBooks y vuelve a intentar.
Verlo en el trabajo
Con QuickBooks conectado, el dueño ve una línea debajo del dinero del trabajo que dice cómo va:
- Guardando en QuickBooks… justo después de tocar Guardar, Registrar pago, Marcar como pagado o Completar visita.
- Guardado en QuickBooks con el día y la hora, cuando ya está ahí.
- Se envía a QuickBooks cuando tenga un pago o saldo pendiente. en un trabajo abierto sin pagos todavía.
- No llegó a QuickBooks. con el motivo y un enlace Abrir QuickBooks.
- Todavía no está en QuickBooks. si está tardando. Toca Abrir QuickBooks y luego Enviar a QuickBooks.
Los ayudantes no ven esta línea, pero sus pagos también se envían a QuickBooks.
Cómo funciona QuickBooks
Toca el ? junto a QuickBooks arriba en la pantalla para ver Cómo funciona QuickBooks. Explica los envíos automáticos, para qué es Enviar a QuickBooks, qué trabajos se envían, qué se envía y qué se queda en Barton Forge, con un ejemplo al final.
Qué llegó a QuickBooks
Ya conectado, Enviado en los últimos 30 días muestra cuántos Clientes, Facturas y Pagos llegaron a QuickBooks el último mes. Un cliente nuevo cuenta una vez; una factura cuenta cuando se envía o se actualiza. Un pago que quitaste con Deshacer último pago no se cuenta.
Enviados hace poco muestra los últimos 5 trabajos que se enviaron, como J-12 Fence repair con el cliente y la hora. Toca uno para abrir el trabajo.
Enviar a QuickBooks
Los trabajos se envían solos mientras trabajas. Enviar a QuickBooks es para ponerse al día: envía cualquier trabajo que cambió y todavía no está en QuickBooks, como trabajos de antes de conectar o un envío que no llegó. Casi siempre los envíos automáticos ya lo hicieron, así que verás Todo ya está en QuickBooks. Esa es la respuesta que quieres.
- Abre QuickBooks en Ajustes.
- Toca Enviar a QuickBooks.
- Verás cuántos se enviaron, como Enviados 3. 0 no se enviaron., y luego lo que ese envío puso en QuickBooks, como Este envío: clientes 1, facturas 3, pagos 2. O Todo ya está en QuickBooks.
Un toque envía hasta 10 trabajos. Si ves Falta enviar más. Toca Enviar a QuickBooks otra vez., tócalo otra vez hasta que diga que todo está ahí. Último envío muestra la última vez que Barton Forge envió.
La primera vez que conectes, toca Enviar a QuickBooks para enviar los trabajos que ya tienes.
Un trabajo que no se envió aparece en No llegaron a QuickBooks con el motivo. Ve Arregla problemas con QuickBooks.
Desconectar
- Abre QuickBooks en Ajustes.
- Toca Desconectar QuickBooks y luego Desconectar QuickBooks otra vez para confirmar.
Barton Forge deja de enviar. Los clientes, facturas y pagos que ya están en QuickBooks se quedan ahí. Tampoco se borra nada en Barton Forge.
Si vuelves a conectar a la misma empresa de QuickBooks, Barton Forge sigue donde se quedó, sin enviar lo mismo dos veces. Si conectas a una empresa distinta, Barton Forge le envía tus trabajos desde el principio.